Bir emlak ofisinin kazancı ilan yayınladığı gün değil, iş kapandığı gün oluşur. Ama iş kapandıktan sonra da takip edilmesi gereken çok şey vardır: komisyonun kime ne kadar düştüğü, kiraya verilen dairenin bu ayki ödemesi, yetki sözleşmesinin ne zaman bittiği. Bu kayıtlar çoğu ofiste deftere, Excel'e ya da danışmanın telefonuna dağılır.
Bu yazıda emlak ofislerinde en çok karışan üç kaydı ele alıyoruz: satış ve komisyon, kira takibi ve yetki sözleşmeleri. Her biri için neyin tutulması gerektiğini ve bunun nasıl düzenli hale getirilebileceğini anlatıyoruz.
Satış ve komisyon takibi
Neyi kaydetmelisiniz?
- Hangi ilan satıldı ya da kiralandı?
- Mal sahibi ve alıcı/kiracı kim?
- İşi hangi danışman kapattı?
- Satış ya da kira bedeli, komisyon oranı ve tutarı
- İşlemin tarihi
Bu bilgiler ilanla, mal sahibiyle ve danışmanla bağlantılı tutulduğunda üç soruya anında cevap verebilirsiniz: bu ay ofis ne kadar komisyon kazandı, hangi danışman kaç iş kapattı, hangi bölgelerde işler daha hızlı dönüyor?
Excel'de neden karışır?
Excel tablosunda komisyon kaydı ilandan kopuktur. İlan silindiğinde ya da danışman ayrıldığında, geçmiş kayıtların hangi portföye ait olduğu belirsizleşir. Komisyon oranı her satırda elle hesaplanır, formül bir yerde bozulduğunda toplam yanlış çıkar. İlanla bağlantılı kayıtta ise oranı girdiğinizde tutar kendiliğinden hesaplanır.
Kira takibi
Kiralık portföy yöneten ofisler için kira takibi ayrı bir iştir. Kiracı değişir, sözleşme yenilenir, ödeme gecikir. Özellikle yönetimini üstlendiğiniz dairelerde mal sahibine düzenli bilgi vermeniz gerekir.
Kira kaydında olması gerekenler
- Kiracı bilgileri ve iletişim
- Sözleşme başlangıç ve bitiş tarihleri
- Aylık kira bedeli ve depozito
- Her ayın ödeme durumu ayrı satır olarak
Ödemelerin ay ay işaretlenmesi, ödenmemiş ayların bir listede görünmesini sağlar. Sözleşme bitişine yaklaşan kiraların önceden görülmesi de yenileme görüşmesini zamanında başlatmanıza yardım eder.
ESC Medya emlak ofisi programında kira kayıtları kiracı, sözleşme tarihleri, aylık kira ve depozito ile tutulur; her ayın ödemesi ayrı işaretlenir, ödenmemiş aylar listede görünür. Satış ve kiralama işlemleri de ilana, mal sahibine ve danışmana bağlı kaydedilir.
Yetki sözleşmesi ve evrak takibi
Yetki sözleşmesi, bir portföyü pazarlama hakkınızın dayanağıdır. Süresi dolmuş bir yetki sözleşmesiyle ilanı yayında tutmak hem hukuki risk taşır hem de mal sahibiyle ilişkiyi zedeleyebilir. İlan doğrulama süreçleri de yetki ilişkisine dayandığı için bu belgenin güncel olması önemlidir; konuyu EİDS nedir yazısında ele aldık.
Sözleşme bitiş tarihini takip edin
Her yetki sözleşmesinin bitiş tarihini kaydetmek ve süresi yaklaşanları bir listede görmek, en basit ama en etkili düzendir. Süre dolmadan mal sahibiyle yeniden görüşmek, portföyün başka bir ofise geçmesini de önler.
Belgeleri kişiye bağlı saklayın
Yetki sözleşmesi, tapu fotokopisi ve diğer evrakın mal sahibinin kaydına bağlı olarak saklanması, belgeyi ararken klasör karıştırmanızı önler. Bu belgelerin web sitesinde hiçbir şekilde açık olmaması, yalnızca yetkili kullanıcıların panelden indirebilmesi gerekir.
Belge hazırlamayı hızlandırın
Yer gösterme belgesi, kira sözleşmesi, yetki sözleşmesi ve kapora protokolü her işte yeniden hazırlanır. Aynı bilgiler (ofis unvanı, yetki belge numarası, mal sahibi, taşınmaz adresi, bedel) her seferinde elle yazılır. Kayıtlarınız sistemdeyse bu belgeler seçtiğiniz müşteri, ilan ya da kira kaydından kendiliğinden doldurulabilir. Tutarın yazıyla karşılığı, ofis logosu ve künye bilgileri otomatik eklenir; siz yalnızca kontrol edip yazdırırsınız.
Belge hazırlarken kişisel verilere de dikkat edin. TC kimlik numarası gibi bilgilerin sistemde gereksiz yere saklanmaması, KVKK açısından en güvenli yaklaşımdır. İyi bir sistem bu bilgileri belgeye yazdırmanıza izin verir ama kaydetmez.
Randevular da aynı yerde olsun
Yer gösterimi, mal sahibiyle görüşme, tapu randevusu. Randevuların ilana, müşteriye ve danışmana bağlı tutulması, işin hangi aşamada olduğunu gösterir. Randevu öncesi hatırlatma gitmesi de unutulan görüşmelerin önüne geçer. Randevu, talep ve müşteri kartının birlikte nasıl çalıştığını emlak ofisi programı ne işe yarar yazısında anlattık.
Raporlar: ofisinizin gerçek durumunu görün
Bütün bu kayıtlar tek sistemde olduğunda raporlar kendiliğinden oluşur: son 30 günde kaç talep geldi, kaç randevu yapıldı, kaç iş kapandı, ne kadar komisyon kazanıldı? Önceki döneme göre değişim ne? Hangi ilan çok görüntülenip hiç talep almıyor? Bu sorulara cevap veren bir rapor, ofis toplantılarını tahminden veriye taşır.
Kayıtlarınızı muhasebecinizle ya da ortağınızla paylaşmanız gerektiğinde, listeleri Excel dosyası olarak dışa aktarabilmek de işinizi kolaylaştırır.
Sonuç
Komisyon, kira ve yetki sözleşmesi takibi, ofisin görünmeyen ama en çok para ve risk taşıyan kısmıdır. Bu kayıtları ilan ve müşteriyle aynı sistemde tutmak, hem zamandan kazandırır hem de hataları azaltır.
ESC Medya'nın emlak ofisleri için hazırladığı panelde bu takiplerin hepsi, web sitesiyle aynı yerde ve her pakette dahildir. Ayrıntılar için emlak ofisi web sitesi ve yazılımı sayfamıza göz atabilir, paketleri fiyat tablosunda karşılaştırabilirsiniz.
Emlak sitesi ve ofis yazılımı
6.900 ₺'den başlayan paketlerle hemen başlayın.
