Bir emlak ofisinin günlük işi dağınık araçlarla yürür: ilanlar sahibinden.com'da, müşteri numaraları telefonda, randevular bir ajandada, kira ödemeleri Excel'de, yetki sözleşmeleri bir klasörde. Her şey bir yerde kayıtlıdır ama hiçbiri birbirine bağlı değildir. "Geçen ay Etimesgut'ta 2+1 arayan müşteri kimdi?" sorusunun cevabı, birinin hafızasına kalır.
Emlak ofisi programı, bu dağınık kayıtları tek bir panelde toplayan yazılımdır. Bu yazıda bir emlak yazılımının gerçekte hangi işleri üstlendiğini, hangi durumlarda fark yarattığını ve seçerken nelere bakmanız gerektiğini anlatıyoruz.
Emlak ofisi programı ile emlak sitesi arasındaki fark
Emlak sitesi, ziyaretçinin gördüğü yüzdür: ilanlar, harita, iletişim formu. Emlak ofisi programı ise arka taraftır: portföy, müşteri, randevu, sözleşme ve hesap takibi. Pek çok ofis bu ikisini ayrı ayrı alır; site bir ajanstan, program bir yazılım firmasından gelir. Sonuç olarak aynı ilan iki kez girilir, siteden gelen talep programa elle aktarılır.
En verimli yapı, ikisinin aynı sistemde olmasıdır. Panelde girdiğiniz ilan sitede yayına çıkar; sitede bırakılan talep doğrudan müşteri kaydına dönüşür; müşteriye yaptığınız yer gösterimi aynı ilana bağlanır. ESC Medya'nın emlak web sitesi ve emlak ofisi yazılımı bu yüzden tek bir ürün olarak tasarlandı.
Bir emlak yazılımının üstlenmesi gereken işler
Portföy ve ilan yönetimi
İlanın kategorisi, özellikleri, fotoğrafları, konumu ve yayın süresi. İyi bir programda kategoriye göre değişen alanlar vardır: arsada imar durumu, konutta ısıtma tipi ve kat bilgisi. İlanın süresi dolduğunda kendiliğinden yayından kalkması, sorumlusuna önceden hatırlatma gitmesi de beklenen özelliklerdendir.
Mal sahibi kaydı
Portföyün sahibi kim, telefonu ne, hangi ilanlar ona ait? Bu bilgi ziyaretçiye gösterilmez ama ofis için kritiktir. Mal sahibi değiştiğinde ya da fiyat pazarlığı gerektiğinde doğru kişiye tek tıkla ulaşmak gerekir.
Müşteri ve talep takibi
Aynı telefon numarasından gelen bütün talepleri tek müşteri kartında görmek, o müşterinin hangi ilanlara ilgi gösterdiğini, hangi randevulara geldiğini ve hangi notların alındığını bilmek. Talebin kriterlerini kaydedip uygun ilanları listelemek ise bir sonraki adımdır; bunu talep–portföy eşleştirme yazısında anlattık.
Randevular
Yer gösterimi, görüşme, telefon araması. Randevunun ilana, müşteriye ve danışmana bağlanması; randevu yaklaştığında sorumluya hatırlatma gitmesi. Danışman kendi takvimini, ofis sahibi herkesinkini görür.
Satış, komisyon ve kira takibi
Kapanan satış hangi ilana, hangi danışmana ait, komisyon ne kadar? Kiradaki dairenin bu ayki ödemesi yapıldı mı, sözleşme ne zaman bitiyor? Bu kayıtların ayrıntısını kira, komisyon ve yetki sözleşmesi takibi yazısında ele aldık.
Belge hazırlama
Yer gösterme belgesi, kira sözleşmesi, yetki sözleşmesi ve kapora protokolü her seferinde Word'de baştan doldurulur. Program, seçtiğiniz müşteri ve ilandan bu belgeleri otomatik doldurabiliyorsa, her belge için dakikalar kazanırsınız.
ESC Medya emlak panelinde yer gösterme belgesi, kira sözleşmesi, yetki sözleşmesi ve kapora / ön protokol, seçtiğiniz kayıtlardan kendiliğinden dolar; A4 yazdırabilir ya da PDF kaydedebilirsiniz. Ayrıntılar emlak ofisi yazılımı özellikleri bölümünde.
Excel ve WhatsApp neden yetmiyor?
Excel esnektir ama paylaşımlı çalışmada hızla bozulur: iki danışman aynı dosyanın farklı kopyalarını günceller, hangisinin son hali olduğu belirsizleşir. WhatsApp hızlıdır ama arşiv değildir; üç ay önce konuşulan müşterinin kriterini bulmak için yüzlerce mesaj kaydırmak gerekir.
Asıl sorun, bu araçların birbirinden habersiz olmasıdır. Yeni bir ilan girdiğinizde Excel'deki "3+1 arayanlar" listesi size haber vermez. Emlak ofisi programı ise yeni ilanın uyduğu açık talepleri bulur ve ilgili danışmana bildirir. Fark, bilgiyi saklamakla bilgiyi kullanmak arasındaki farktır.
Excel'i tamamen bırakmanız da gerekmez. İyi bir program, kayıtlarınızı gerektiğinde gerçek bir Excel dosyası olarak dışa aktarabilmelidir; Türkçe karakterler bozulmadan, telefonun başındaki sıfır düşmeden.
Emlak ofisi programı seçerken bakılacaklar
- Web sitesiyle bütünleşik mi? Aynı ilanı iki yere girmek zorunda kalmamalısınız.
- Rol ve yetki yapısı var mı? Danışman yalnızca kendi kayıtlarını görmeli.
- Telefondan kullanılabiliyor mu? Danışmanlar gününün çoğunu sahada geçirir.
- Sahibinden.com aktarımı var mı? Mevcut portföy baştan girilmemeli.
- Veriler kimde? Kayıtlarınızı dışa aktarabilmeli, gerekirse başka sisteme taşıyabilmelisiniz.
- Kurulum ve bakım kimde? Sunucu, güncelleme ve yedekleme sizin işiniz olmamalı.
Sonuç
Emlak ofisi programı, ofisin hafızasını kişilerden alıp sisteme taşır. Bir danışman ayrıldığında müşterileri de onunla gitmez; yeni gelen danışman, geçmiş görüşmeleri ve talepleri panelde bulur. Web sitesiyle aynı sistemde çalıştığında ise ilan yayınlamak, talep toplamak ve işi kapatmak tek akışa dönüşür.
ESC Medya'nın emlak ofisleri için hazırladığı sistemi emlak ofisi web sitesi sayfasında inceleyebilir, canlı demoda deneyebilirsiniz. Hangi özelliklerin olmazsa olmaz olduğunu merak ediyorsanız emlakçı web sitesinde olması gereken 12 özellik yazımıza da göz atın.
Emlak sitesi ve ofis yazılımı
6.900 ₺'den başlayan paketlerle hemen başlayın.
