Bir müşteri ofisi arar: "Yenimahalle'de 3+1, bahçeli, en fazla 6 milyon." O gün uygun bir portföy yoktur; danışman not alır, "bir şey çıkarsa ararız" der. İki hafta sonra tam o kritere uyan bir daire portföye girer. Ama not bir ajandanın arasında kalmıştır, müşteri aranmaz. Birkaç gün sonra aynı daireyi başka bir ofisin ilanında görür.
Emlak ofislerinin kaybettiği işlerin önemli bir kısmı böyle kaybolur: portföy vardır, müşteri vardır, ama ikisi zamanında buluşmaz. Talep–portföy eşleştirme, bu buluşmayı sisteme bırakmaktır.
Talep–portföy eşleştirme nedir?
Her müşteri talebini yalnızca bir mesaj olarak değil, kriterleriyle birlikte kaydetmektir: bölge, satılık mı kiralık mı, bütçe aralığı, oda sayısı, en az metrekare. Bu kriterler kaydedildikten sonra iki yönlü çalışır:
- Talepten ilana: Müşterinin kriterini girdiğiniz anda, portföyünüzdeki uygun ilanlar listelenir.
- İlandan talebe: Yeni bir ilan girdiğinizde, o ilana uyan açık talepler bulunur ve ilgili danışmana haber verilir.
İkinci yön asıl farkı yaratır. Danışmanın hafızasına ya da not defterine bağlı kalan eşleştirme, sistemin kendiliğinden yaptığı bir işe dönüşür.
Neden emlak ofisleri için kritik?
Sıcak müşteri beklemez
Ev arayan kişi aynı anda birkaç ofisle görüşür. Uygun portföy çıktığında ilk arayan ofis çoğu zaman işi alır. Eşleştirme, "bir şey çıkarsa ararız" sözünü gerçekten tutmanızı sağlar.
Danışman değiştiğinde bilgi kaybolmaz
Talepler bir danışmanın telefonundaysa, danışman ayrıldığında o müşteriler de gider. Sistemde kayıtlı talepler ise ofisin malıdır; yeni danışman kaldığı yerden devam eder.
Portföy toplarken yol gösterir
Açık taleplere toplu baktığınızda, hangi bölgede hangi tip portföye ihtiyaç olduğunu görürsünüz. "Çankaya'da 2+1 kiralık arayan 12 müşterimiz var" bilgisi, portföy toplarken neye odaklanacağınızı söyler.
ESC Medya emlak ofisi yazılımında talep kriterini girdiğiniz anda uygun ilanlar listelenir; ilan listesinde her ilanın yanında ona uyan açık talep sayısı görünür. Yeni ilan girildiğinde uyan talep varsa ofise ve danışmana e-posta gider.
Eşleştirmenin doğru çalışması için gerekenler
Bölge yapısı tutarlı olmalı
Müşteri "Çankaya" dediğinde, Çankaya'nın altındaki mahallelerdeki ilanlar da listelenmeli. Bu, sistemin il–ilçe–mahalle hiyerarşisini bilmesini gerektirir. İlanlar serbest metinle ("Çankaya / Ayrancı civarı") girildiğinde eşleştirme çalışmaz; bölge seçimi bir listeden yapılmalıdır.
İlan alanları eksiksiz girilmeli
Oda sayısı, metrekare ve fiyat alanı boş bırakılan ilan, hiçbir taleple eşleşmez. Bu yüzden ilan girişinde temel alanların zorunlu tutulması hem eşleştirme hem de Google görünürlüğü için önemlidir. İlan alanlarının nasıl doldurulacağını emlak ilanı nasıl yazılır yazısında örneklerle anlattık.
Talep kanalları tek yerde toplanmalı
Telefonla gelen, siteden gelen, WhatsApp'tan gelen talepler farklı yerlerde durursa eşleştirme eksik kalır. Sitedeki ilan detayında bırakılan talebin doğrudan sisteme düşmesi, telefonla gelenlerin de aynı ekrana girilmesi gerekir.
Müşteri kartı: talebin bir üst adımı
Aynı kişi zaman içinde birden fazla talep bırakabilir: önce kiralık arar, sonra satın almaya karar verir. Aynı telefon numarasıyla gelen bütün taleplerin tek bir müşteri kartında toplanması, o kişinin geçmişini tek sayfada görmenizi sağlar: hangi ilanlara yazdığı, hangi randevulara geldiği, görüşme notları ve kriterine uyan güncel ilanlar.
Müşteri kartı, randevu kaydı ve yer gösterme belgesiyle birleştiğinde süreç baştan sona izlenebilir hale gelir: talep geldi, ilanlar önerildi, yer gösterildi, belge imzalandı, iş kapandı. Bu akışın diğer parçalarını emlak ofisi programı ne işe yarar yazısında bulabilirsiniz.
Bildirimler: e-posta mı, SMS mi?
Eşleşme bildirimi e-postayla gidebilir; ancak sahada olan danışman e-postasını çoğu zaman akşam açar. Talebin düştüğü anda SMS gitmesi, özellikle çok danışmanlı ofislerde tepki süresini ciddi biçimde kısaltır. ESC Medya'da talep anında ofise ve ilgili danışmana SMS bildirimi Ofis / Kurumsal pakette dahildir, diğer paketlere ayrıca eklenebilir. Paket ayrıntıları emlak sitesi fiyatları bölümünde.
Sonuç
Portföy yönetimi yalnızca ilanları düzenli tutmak değildir; portföyü doğru müşteriyle doğru zamanda buluşturmaktır. Talep–portföy eşleştirme, bu işi hafızadan sisteme taşır ve ofisin kaçırdığı işleri görünür kılar.
ESC Medya'nın emlak web sitesi ve portföy yönetimi sistemini canlı demoda inceleyebilir, ofisinize uygun paketi birlikte belirlemek için bize yazabilirsiniz.
Emlak sitesi ve ofis yazılımı
6.900 ₺'den başlayan paketlerle hemen başlayın.
